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Automated Office Todo Assistant

告別遺忘焦慮! AOTA 辦公室待辦助手

把記憶的重擔交給系統,讓大腦專注於真正有價值的工作。 不綁架私人行事曆,時間到了,我們溫柔提醒您。

Web App - AOTA 系統介面預覽
AOTA 辦公室待辦助手
宋承祐 (管理員)
一般待辦事項
例行公事看板

單次性任務總覽

任務名稱 開始時間 結束時間 提醒設定 操作
A牧師申請學假
第90屆中委會第1案接納
2021-03-05 2026-03-05 前三個月, 前一個月, 當天
B傳道師退保
勞健保退保
- 2026-03-25 當天
D單位借用會議室
無備註
2026-03-30 2026-03-30 前一週, 當天

辦公室裡的「隱形炸彈」,你中了幾個?

日常瑣事纏身,這些潛在的危機常常導致工作延宕或產生額外成本。

遙遠的待辦記憶

一份三年後才需續約的產險合約、五年後的網域憑證。時間跨度太長,一般行事曆難以追蹤,100%會被遺忘

週期性的集體失憶

每年稅務申報、每季消防安檢。日常瑣事纏身,總是拖到逾期、被催繳才手忙腳亂

交接的資訊斷層

例行公事只存在資深同仁的「大腦」或「私人筆記本」裡。一請假或離職,任務瞬間變成孤兒

最大痛點!

私人行事曆淨土保衛戰

「不想把辦公室雜事塞進私人行事曆!」拒絕下載複雜軟體,只想要時間快到時,系統自動發信溫柔提醒就好。

救星降臨!三大核心優勢

量身打造的自動化機制,徹底解決辦公室遺忘焦慮。

強大的「雙引擎」架構

無論是一次性的大型專案,還是無限迴圈的瑣碎雜事,系統都能精準對症下藥。

  • 單次任務引擎 專抓「超長期的單次任務」。支援前 90 天、30 天就開始提早預警,絕不漏接。
  • 例行公事引擎 專門接管「每週、每月、每年」的無限循環任務。內建智慧防呆計算 (如大小月月底自動對齊),設定一次管用一輩子。
單次任務 90天前提醒
例行公事 每月最後一天

Daily Task Summary - 07:00 AM

提交月度報告 (今日截止)
產險合約續約 (剩餘 30 天)

零干擾的溫柔提醒

兌現淨土承諾!完全不綁架您的私人行事曆,不須安裝任何額外 APP。

  • 07:00 AM 自動結算 系統大腦每天早上自動起床,精準計算所有任務的剩餘天數與觸發條件。
  • 精美 Email 彙整通知 將即將到期的任務彙整成一封排版精美的信件,準時發送給全團隊,掌握每日全貌。

嚴密的分權管理制度

內建企業級的權限控管功能,讓團隊能靈活分工,同時安心協作。

  • 動態按鈕防護 信箱驗證登入。系統依據後台設定,自動隱藏或顯示「新增/修改/刪除」按鈕,非授權人員完全無法看見資料。
  • 指定通知信箱 可用個人 Gmail 登入系統,但設定將提醒信發送至「公司專屬信箱」,公私分明。
用戶 登入 新增 修改 刪除
管理員 A
職員 B

簡單直覺的 同仁操作指南

免看厚厚手冊,介面直覺,三分鐘即可上手。

1

單次性任務操作

資訊填寫:建立有明確起迄時間的任務名稱、內容。

多重提醒自由選:可複選前 90 天、30 天、7 天或當天提醒。

自動封存保持整潔:任務「過期後」,系統會在隔天自動將其移至後台「封存區」,默默保持首頁清爽!

2

例行公事看板

動態頻率表單:選「每月」跳 1-31 號,選「每週」跳星期選單。

智能大小月對齊:設定 31 號執行,遇 2 月 或 4 月,系統大腦自動對齊該月「最後一天 (28/30號)」,絕不漏接!

一鍵暫停開關:點擊列表上的「滑動開關」,任務變灰並暫停信件提醒,免刪除資料保留設定。

IT / 管理員必看

系統無痛建置與轉移指南

完全不需要懂任何程式碼,只要一個 Google 帳號,4 個步驟一鍵打包帶走。

1

擁有 Google 帳號與「一鍵打包」

確保登入 Google 帳號。點擊系統原創者提供的「Google 試算表」專屬連結,點擊左上角 「檔案」 > 「建立副本」 點此開啟 Google 試算表模板

恭喜!此時資料庫格式與背後數百行程式碼,已完整複製到您的雲端硬碟,隱私絕對安全。
2

首次喚醒系統與安全授權

在您的副本中,點擊頂部選單 「🛠️ 開發者專區」 > 「一鍵建置 / 重置系統環境」

必經的安全授權魔王關: 依循畫面指示點擊「繼續」 ➔ 選擇帳號 ➔ 點擊左下角「進階」 ➔ 點擊最下方「前往 XXX (不安全)」 ➔ 點擊「允許」。賦予系統自動寄信能力。
3

啟動專屬網頁介面 (發布 Web App)

點擊 「擴充功能」 > 「Apps Script」。在右上角點擊 「部署」 > 「新增部署作業」,選擇「網頁應用程式」。

  • 執行身分:選 「我 (您的信箱)」
  • 誰可以存取:選 「所有人」

部署後複製「網頁應用程式 URL」,這就是專屬大門!

4

為系統裝上定時大腦 (自動排程)

在 Apps Script 左側點擊 「鬧鐘圖示 (觸發條件)」 > 「+ 新增觸發條件」

• 執行功能:processDailyTasks
• 部署作業:Head
• 事件來源:時間驅動
• 類型:日計時器
• 選取時間:上午 7:00 到 上午 8:00

啟動完成:明天早上 7 點,系統準時開工!